How to organize work in a team of any size? [Part 1]

Эта статья подойдет тем, кого не устраивает нынешнее положение дел в команде, задачи не выполняются, а результаты не достигаются, но хочет это изменить.​

Спонсор – мои услуги дизайнера, менеджмента проектов, телеграм канал про управление, проекты, менеджмент.​

(Чтобы статья не превращалась в бесконечный текст, я разделю ее на несколько частей)​

Привет, я clout! Обладаю навыками дизайна, управления командой и ведения проектов. Поговорим о том, для чего нужна организованная работа участников проекта, как ее воплотить в жизнь и почему это важно, даже если кажется, что это не так.

Для начала давайте определим – у вас команда или кружок по интересам? Чтобы это понять, ответьте себе на несколько вопросов – Распределены ли роли, обязанности и зоны ответственности? Пропускаются ли дедлайны и как часто? Каждый ли участник понимает цели проекта и осознает их важность?

Если роли не распределены, каждый пытается выполнить задачи из различных сфер, не понимает, для чего все это и не осознает важность, а дедлайн по задаче был еще вчера, то, к сожалению, это просто кружок по интересам, группа, если угодно. Но не все потеряно, ведь всегда можно стать лучше.

Для чего нужна организованная работа участников проекта?​

На самом деле, ответ вы уже знаете - эти банальные фразы про повышение эффективности, работу без задержек и снижение стресса. Но если все всё знают, почему же редко применяют на практике? Ответов может быть несколько - от недостатка дисциплины до непонимания необходимости.

И все же, самое главное преимущество, которое дает организованная работа - это комфорт. Комфорт именно в общей рабочей среде. Когда есть четкая структура, план действий, понимание того, что, куда, зачем и как идет, то все это вместе дает невероятный буст к проекту. И чем раньше вы осознаете необходимость и важность этого, тем лучше - будет допущено меньше ошибок, которые затормозят заработок денег и развитие проекта.

Как организовать работу в команде?​

1. Честно и откровенно поговорите с членами команды о том, как они видят будущее проекта, какие усилия готовы приложить для достижения общих целей. Это поможет выровнять ожидания, обнаружить новые идеи и возможности и настроить работу так, чтобы каждый был вовлечен и ему было интересно принимать участие.

2. Проведите SWOT-анализ личности (выявление его сильных и слабых сторон, возможностей и угроз) для определения ролей и обязанностей в проекте. Он позволяет посмотреть на себя со стороны и объективно оценить свою способность к достижению успеха. Никогда, слышите, никогда не поручайте человеку, специализирующемуся в одной сфере, задачу из совершенно другой сферы. Например, не нужно поручать программисту, не имеющего опыта в дизайне, сделать баннер для темы. Лучше найдите дизайнера, а программисту поручите создать такой продукт, который продвинет ваш проект.

Инструкция

Инструкция как провести SWOT-анализ
(напишите, пожалуйста, как удобнее изучать инструкции - в виде одной картинки или в текстовом формате?)​

Пример составленного SWOT-анализа для личности:​

На основе этого анализа распределяйте задачи таким образом, чтобы они были связаны только с сильными сторонами члена команды.

3. Настройте коммуникацию. Здесь очень тонкая грань - “дворовое” общение без намека на важную информацию и бессвязным набором слов с постоянной отправкой мемов или максимальный формализм, который может пойти во вред. Заранее нужно определиться - допускаются ли в рабочем чате смешные картинки с котиками и в каком количестве, как именно нужно оформлять задачи, сообщения с важной информацией. Каждая команда согласует все это под себя, но главное нужно помнить - не уходить из крайности в крайность.

4. Используйте инструменты управления. Я серьезно. Забудьте про составление списка задач в телеграм с помощью закрепа сообщений. В тонне разнообразных сообщений (а зачастую, как я говорил, это бессвязный текст) невероятно трудно уловить суть задачи. Потеряете время, нервы, а некоторые важные вещи вообще не заметите. Приучайтесь правильно оформлять задачи и интегрируйте в процесс работы такие приложения, как Notion (делаем гайд на Notion для малых команд за 2 недели до закрытия в России?), Todoist, Trello. И не нужно тратиться на подписки - для начала подойдут и базовые планы.

Продолжение будет в следующих статьях на эту тему.​

Почему организация работы в команде - это важно, даже если кажется, что это не так.
(Заключение)​

Частично я уже ответил на этот вопрос в первом пункте данной статьи. Вы можете подумать - “весь этот официоз для корпораций, мы и без этого как-то справлялись и ничего, все хорошо”. Но ключевое слово здесь - “как-то”. Да, может, у вас действительно все хорошо без вышеперечисленных советов. Но как долго это может работать? Если вы строите бизнес (неважно, продажа аккаунтов ***, скам тима или студия разработки), хотите, чтобы он рос и процветал, то вам необходима система (даже самая простая). Нужно начать с малого - начать с себя. И, таким образом, выстроив механизм работы внутри команды, вы сможете предоставлять своим клиентам все заявленные вами конкурентные преимущества, например, качество (самое лучшее, как говорит каждая первая тема в любом разделе) и скорость.

Эта статья была написана не столько для того, чтобы призвать действовать прямо сейчас. Нет, всему свое время. Она нужна для того, чтобы те, кому это действительно важно, задумались над тем, в какой атмосфере они работают - где все нацелены на результат или просто "пришли поглазеть".​

Спасибо большое за прочтение данной статьи! Налажена ли у вас работа в команде? Что мешает это сделать? Если вы ее организовали, поделитесь, как у вас это получилось!